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行政科為民服務作業

1. 30分鐘取件服務

 提供本縣醫事人員申請執業執照相關服務,其方法如下:

 1-1、訂定申辦流程(如附件)及申請表單(如附件)提供各醫事相關公會轉知會員,並建置於本局網頁供查詢及下載。

 1-2、建置「隨到隨辦」措施,受理執業執照申請案件。 

 1-2-1、由行政科櫃檯服務人員進行證照辦理服務。

 1-2-2、申辦歇業登記者,經審查文件符合規定者,輸入衛生署醫事管理系統。

 1-2-3、申辦執業執照核發、補發、換發者,經審查文件符合規定者,輸入衛生署醫事管理系統核發執業執照,約30分鐘繳費領照。

 1-2-4、30分鐘等待時間,提供奉茶服務,若民眾另有事待辦,亦可留下電話,本局於辦理完畢時,以電話通知領照。

 1-3、受理執業執照申辦案件時,如發現有資料不齊全需詳列明細交付申請人,以達到一次補齊的原則,可減少多次補退件之情形,亦可避免申請人及審查者之困擾。

2. 業務諮詢服務

 民眾至本局洽公或電話詢問相關公共衛生服務等事項諮詢及建議。

 2-1、親自至本局洽公或詢問相關公共衛生服務等事項,便捷服務中心人員以最親切之態度指引至業務科辦理相關等事。

 2-2、電話詢問者轉接至業務課主辦人員解答。

 2-3、民眾拿檢體例如藥物、食品至本局申請檢驗,請業務科至便捷服務中心與申請人員詳解。

3. 導引服務

 值日人員面帶微笑、語調柔軟,主動協助導引民眾協助申辦人準備文件及影印相關附件。

4. 健康服務

 民眾服務:有免費量血壓、身高、體重。

5. 客服專線服務

 設置民眾免付費服務專線:0800-695666,民眾對於公共衛生服務事項諮詢、建議或陳情,皆可透過本局成立免付費客服專線,專人受理、即時回應、專案列管、全程追蹤。

6. 櫃檯服務作業流程規範

 6-1、目的

 衛生局為基層公共衛生執行單位,本著「鄉親至上,服務第一」的服務理念,行銷民眾各項預防保健產品。衛生局之服務櫃檯即扮演著與民眾溝通之窗口,專責處理民眾諮詢、請辦衛生業務事項暨相關問題,為全面貫徹便民原則,即時回覆,提供親切、便利、效率的服務品質,特訂定本規範。

 6-2、櫃檯設置

 6-2-1、維持櫃檯整潔、清潔、名牌座置放櫃檯上。

 6-2-2、設置免費茶水(如飲水機…)杯子、垃圾桶,並執行奉茶服務。

 6-2-3、櫃檯周圍應設置桌椅供民眾使用(桌子上應放置老花眼鏡、文具等服務設施),提供申請案件表單,並製作表單範例供民眾參考。

 6-2-4、隨時保持服務空間內外環境整潔,並推動綠化、美化環境。

 6-3、同仁服務態度

 6-3-1、民眾進門時,櫃檯人員必須起立招呼示意,親切問候並詢問來意,以誠懇、熱心、專業及負責之態度服務民眾。

 6-3-2、同仁坐至櫃台後

 6-3-2-1、保持正確坐姿

 6-3-2-2、面帶笑容迎接洽公民眾。

 6-3-2-3、不可因洽公民眾身分而有不同對待,更不可與洽公民眾發生爭執而影響衛生局形象

 6-3-2-4、洽公民眾詢問或陳述時應耐心傾聽,倘不符合規定而無法受理時,先行登錄「民眾問題」,再轉由業務科進一步研議。

 6-3-3、服務對話過程中,面對洽公民眾須以柔和語氣說出如下話語:

 6-3-3-1、早(午)安!您好!如知對方姓名則以姓氏稱呼並問候,例如:張先生,早安;張主任,早安;張課長,早安。

 6-3-3-2、請問有什麼事可以效勞?或請問您今天要辦甚麼事?

 6-3-3-3、服務過程中使用「請」、「謝謝」、「對不起」、「請稍候」、「抱歉讓您久等了」。

 6-3-4、尖峰時段或民眾擁擠櫃檯,所內其他同仁應主動支援,減少民眾等候時間。